佐久市市民活動サポートセンターでは、来館される区長や役員から寄せられる困りごとをテーマを元に、12月9日に「区長役員おしゃべり会」を開催しました。オブザーバー2名を含め30人が参加し、地区の事例紹介の後、グループごとに現在の課題について、具体的な事例や提案が活発に意見交換されました。
第1部：先進的な取り組み事例と情報提供
実際に業務効率化に取り組んでいる区の事例紹介と、地域活動に役立つ情報提供が行われました。
1. 区費集金と役員選出の効率化事例（跡部区 伴野真一区長）
区費の集金方法の変更:
以前は役員が各家庭を回り、前期・後期の年2回の集金をしていたが、8年前から変更し、12月の休日に公民館で1年分を一括して集金している。区費、神社費や組合費など4つの会費を一度に支払えるため、住民側も集金の手間がなくなった。集金時間が約3時間で済み、集金率が向上。
区長・副区長選出方法:
以前は現区長が個人的な繋がりで後継者を見つけていたが、9年前に「区長副区長選考委員会」を設置。現区長は選考に入らず、委員会が候補者を推薦することで、特定の人への負担集中を防いでいる。
2. 地域活動のデジタル化事例
LINEと回覧板のハイブリッド運用：前山南区 志多村（班）
重要書類は「紙」、急ぎや写真などは「LINE」で、個人情報の取扱いに配慮して運用
不法投棄や飛散物、災害被害状況を写真で共有したり、コロナ禍では、グループ通話で班員同士の紹介や困りごとなど情報交換しました。また、過去のデータの蓄積もあり、班長の引継ぎ時に振り返りが可能になります。
会計業務の簡略化事例
他地区では、迅速な決算書提出の要請に応えるため、手書きの出納帳を改め、Excelを導入しました。会計報告がスピーディーになり、区長が総会資料作成に多くの時間を充てられるなどのメリットがありました 。月々入力し確認することで、間違いなくスピーディーな会計処理が可能になることがポイントとされました。
また、他の自治体で出されている自治会運営のヒント集を紹介し、「事業や活動の見直しの際は、まず将来地域がこうありたいというイメージを考えることが重要。その上で、現状の重要度、満足度、負担度を軸に活動や事業の見直しを進めていけると良い」とお伝えしました。
- 第2部：参加者によるテーマ別意見交換
後半は、参加者が関心テーマごとにグループに分かれ、日頃の困りごとや工夫を付箋（ピンク：困りごと、青：改善アイデア、事例など）に書き出し、活発な意見交換を行いました。
グループで共通した課題（ピンクの付箋）抜粋
・役員の「なり手不足」と「高齢化」
・業務負担の重さ（区長）・「手当」と業務量が見合っていない
・区の会計の歴史が長く「複雑」であること
参加者から出たアイデアや工夫（青の付箋）抜粋
・業務の削減・機能していない役を見直し、役員の数を減らす
・区の編成、合併（行政の介入が必要）
・人口減少による２区の合併 活動に対する市の介入への期待
・マニュアルを作成する
・公民館を積極的に活用し、イベントで地域への関心を高め活動へ繋げる工夫
・「ここならできるよ」という業務を切り出し、少しずつ関わってもらう工夫
・役員間での会議を頻繁に行い、情報共有を密にする
佐久市では、令和8年度「区の活動のあり方検討事業」が計画されており、その一環として区長へのアンケート調査が予定されています。各区で取り組まれている工夫を生かしながら、区の活動が持続可能になるよう、検討されることを願っています。
